なぜAIで記録が速くなるのか
AIが得意なのは「書く・まとめる・整える」こと。職員が残した短いメモやキーワードから、記録として成立する文章の下書きを一瞬で作れます。音声入力と組み合わせれば、「話す→AIが整える→人が確認」の流れで、キーボードに向かう時間そのものを減らせます。
自社の福祉施設で実証
当社の自社運営施設では、支援記録の入力・整理・検索が約8時間 → 約1時間になりました（自社運用の棚卸しに基づく試算・目安。規模・運用により変動します）。
記録をAIで軽くする5ステップ
- メモは箇条書きでOKにする：きれいな文章は目指さない。事実のキーワードだけ残す
- 音声入力で「話して」残す：スマホ／タブレットの音声入力で、その場で吹き込む
- AIに整えてもらう：下のプロンプトで、ですます調の記録文に変換
- 人が確認・修正する：事実と合っているか、職員が必ずチェックして確定
- 型を保存して使い回す：うまくいったプロンプトを施設の「ひな型」として共有
「うちの記録フローに合うか」を、無料で一緒に確認します。
▶ LINEで無料相談そのまま使えるプロンプト例
コツは「①役割（何の文書か）②形式（文体・字数）③ルール（推測しない等）④記号化した素材」の4点を渡すことです。固有名詞は記号に置き換えてから入力します。
1. 支援記録の下書き
「次のメモを、特養の支援記録としてですます調・200字程度に整えてください。事実のみを書き、推測は加えないでください。利用者は『A様』と表記します。
メモ：〔朝食8割／午前 散歩15分・笑顔多い／服薬確認済／昼から傾眠〕」
メモ：〔朝食8割／午前 散歩15分・笑顔多い／服薬確認済／昼から傾眠〕」
2. ご家族への連絡文・お便り
「次の要点を、ご家族向けのていねいで温かい連絡文に整えてください。専門用語は避け、300字程度で。利用者は『A様』。
要点：〔今週は食欲良好／レク（書道）に積極参加／来週は通院（内科・定期）予定〕」
要点：〔今週は食欲良好／レク（書道）に積極参加／来週は通院（内科・定期）予定〕」
3. ヒヤリハット・事故報告のたたき台
「次の事実を、ヒヤリハット報告の形式（発生状況・要因・対応・再発防止）で箇条書きに整理してください。推測や責任の断定はしないでください。場所・人物は記号化済みです。
事実：〔A様、14:30 居室前の廊下で滑りかけた／床に水滴／介助者Bがすぐ支えた／転倒なし／その後バイタル異常なし〕」
事実：〔A様、14:30 居室前の廊下で滑りかけた／床に水滴／介助者Bがすぐ支えた／転倒なし／その後バイタル異常なし〕」
4. 会議の議事録＋やることリスト
「次の会議メモを、①議事録（決まったこと・論点）と②やることリスト（担当・期限）に分けて整理してください。固有名詞は伏せ字のままで構いません。
メモ：〔…（録音の文字起こしを貼り付け）…〕」
メモ：〔…（録音の文字起こしを貼り付け）…〕」
個人情報の安全な使い方（3原則）
必ず守る3原則
- 氏名・事業所名などはそのまま入力しない（記号化＝A様・B事業所）
- AIの文章は下書き。本人・家族の意向は本人の言葉のまま残す
- 最終判断は必ず人が行う
あわせて、事業所として使うAIは入力を学習に使わない設定／法人向けプランを選ぶとより安心です。設定が不安な場合は、無料相談でお手伝いします。
よくある失敗と対策
失敗1：AIの文章をそのまま記録に貼る → 事実とズレることがあります。必ず人が確認・修正してから確定を。
失敗2：いきなり全職員に展開 → 「使いこなせない」で止まります。慣れた2〜3名・1ヶ月から。
失敗3：利用者名をそのまま入力 → 記号化を習慣に。出力後に正しい名前へ戻す運用に。
よくある質問
- AIで書いた記録をそのまま使ってよいですか？
- いいえ。下書きとして扱い、事実と合っているかを職員が必ず確認・修正してから確定してください。
- 利用者の名前をAIに入力しても大丈夫ですか？
- そのままの入力は避け、A様・B様のように記号化してから入力します。出力後に施設側で正しい名前へ戻すのが安全です。
- どのくらい時間が短くなりますか？
- 記録の粒度や運用によりますが、当社の自社運営施設では支援記録が約8時間→約1時間（試算・目安）に短縮できました。
御施設の記録フローに合わせて、いっしょに組み立てます
「どの記録から・どう始めるか」を無料で整理します。お役立ち資料も公式LINEでお渡し中。
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