運営指導で見られる書類の全体像と、事前に整える順番

運営指導は1つの検査ではなく、3つの指導の集まり

まず前提を1つ。運営指導は、実地指導と呼ばれていた頃から名前が変わっただけの同じものではありません。介護では令和4年3月31日の指導監督通知で介護保険施設等指導指針が改められ、実地以外の方法も認められたことにあわせて運営指導という呼び方になりました。障害福祉でも令和8年6月8日付で指導指針とマニュアルが新しく示されています。

そして両方に共通して、運営指導は次の3つの指導からできています。介護でも障害福祉でも並びは同じです。

• サービスの実施状況指導。利用者に対するサービスの質そのものを見る指導で、現地で実地に確認します。
• 最低基準等運営体制指導。人員や運営の基準にそって体制ができているかを見る指導です。
• 報酬請求指導。加算や減算の算定要件と、その請求の中身を見る指導です。

この3つは通常は同じ日にまとめて行われますが、時期を分けて行うことも認められています。分けて実施した場合でも、3つ全部を終えて初めて運営指導を実施した実績があるものとして扱われます。逆に言えば、事業所側から見た書類の全体像も、この3つの束に分かれているということです。棚から出す前に、手元の書類がどの束に属するのかを決めてしまう方が早く終わります。

見られる範囲には上限が決まっている

準備の量を決めるのはここです。マニュアルには、確認する範囲の上限がはっきり書かれています。事業所側が知らないまま自主的に広げてしまうと、そのぶんだけ現場の時間が消えます。

ここで注意したいのは、確認の対象期間が前年度からだからといって、それより古い記録を処分してよいという話ではないことです。介護のマニュアルには、保存すべき文書等がないなど不明な点が見つかった場合はそれより過去の状況を確認せざるを得なくなり、そのような事態になれば法令違反や不正な行為が行われている可能性があることから、事実関係を確認するため監査を実施する必要がある、と書かれています。書類が出てこないことは、指摘ではなく調査の入り口になります。

3つの束に分けると、書類の地図ができる

障害福祉の確認項目及び確認文書は、居宅介護から自立支援医療機関まで22のサービス種別ごとに用意されていて、それぞれが個別サービスの質に関する事項と、個別サービスの質を確保するための体制に関する事項の2部に分かれています。介護も同じ考え方で、サービス種別ごとに確認項目と確認文書が示されています。

種別ごとに中身は違いますが、束の性格は共通しています。自分の事業所の種別のページを開く前に、この3つの箱を先に作っておくと迷いません。

この3つのうち、当日までに間に合うのは1と3の一部だけです。2の束は、委員会を定期的に開いたか、研修を定期的に実施したか、という時間の積み重ねを見るものなので、通知が来てから開いた委員会では実績になりません。準備の順番を考えるうえで、ここが分かれ目になります。

整える順番は、当日に作れないものから

ここからは制度の記載ではなく、私が事業所側で受けてきた実務としての順番です。通知が届いてから当日までにおよそ1か月あるという前提で書きます。

第1に、2の束の抜けを先に数えます。身体拘束等の適正化のための委員会、虐待防止の委員会、感染症対策の委員会、業務継続計画の研修と訓練。これらは開催や実施の記録が残っていなければ、この1か月では取り返せません。取り返せないものを最初に確認するのは、直すためではなく、当日にどう説明するかを決めるためです。開いていなかった事実を隠して当日に取り繕うのがいちばん悪い結果になります。開催していない期間があるなら、いつから再開したかと、今後の年間計画を出せる形にしておく方が話が早い。

第2に、1の束を利用者3名分だけ通しで組みます。全員分ではありません。実際に見られるのが原則3名以内なのだから、練習も3名でよい。選ぶのは、いちばん整っている人ではなく、途中で計画を変更した人、サービスを一時中止した人、家族から苦情が出た人のように、記録が途切れやすい人です。契約書から今日の提供記録まで、誰かに5分で説明してみて、途中で言葉に詰まるところが穴です。個別支援計画の作り方で書いたとおり、計画とモニタリングの日付の整合はここでいちばん見つかりやすい綻びです。

第3に、3の束を加算ごとに1枚の対応表にします。算定している加算の名前を左に並べ、その要件を満たすことが分かる書類の置き場所を右に書く。それだけで、当日に探し回る時間がほぼ消えます。処遇改善の関係書類は量が多く分かれやすいので、処遇改善加算の書類の整理を別立てにしておくと楽になります。

第4に、当日の動線を決めます。個室を1つ用意すること、画面で見せる書類はどの端末のどのフォルダにあるか、担当者が休みでも別の職員が出せるか。電子で管理している書類は印刷しなくてよいとされている一方で、その場で画面を出せなければ確認できないことに変わりはありません。ここは書類の問題ではなく段取りの問題です。

順番を逆にすると失敗します。よくあるのは、量が多くて目立つ3の束から手を付けて、2の束の委員会の抜けに気づくのが前日になる形です。作れないものから見る。これが順番の理由のすべてです。

自分の事業所に何年に1回来るのかを知っておく

準備の重さは、次にいつ来るかで変わります。頻度はサービス種別によって違い、両方のマニュアルに明記されています。

ここは自分の事業所の種別を当てはめて、次に来る年を手帳に書いておく価値があります。特に就労継続支援A型を新しく指定を受けた事業所は、半年後を目途に初回が来るとされているので、開設のばたばたが終わらないうちに通知が届く前提で動くことになります。地域密着型サービスの指導は市町村が行うため、県ではなく市の担当課が窓口になる点も押さえておいてください。都道府県ごとの窓口は都道府県別ガイドに整理してあります。

よくある勘違いを3つだけ

1つめ。自己点検シートを出せば運営指導が済む、という理解。介護のマニュアルには、行政が指定した書面を提出させてそれだけで指導を行う書面指導は平成18年度以降の指導指針で廃止されていること、自己点検シートの提出のみをもって運営指導を行うやり方は書面指導と変わらないことが書かれています。運営指導では、施設や設備、確認文書を実際に見て、管理者等の話を聞いたうえで指導することが必要とされています。自己点検シートは行政のためではなく、事業所が自分の穴を先に見つけるための道具です。

2つめ。指導と監査は同じもの、という理解。指導は介護保険法第23条または第24条などに基づく行政指導で、相手方の任意の協力を前提に行われます。監査は不正等の疑いが認められる場合に別の権限で行われるものです。運営指導の途中でも、書類が出てこない、事実関係が確認できないとなれば監査に切り替わりえます。この境目を知っていると、当日に何を隠さない方がよいかの判断がつきます。

3つめ。とにかく全部印刷しておけば安心、という理解。これはむしろ逆効果です。提出は1部でよく、既に自治体が持っている書類は再提出不要とされ、電子管理の書類は画面で確認するとされています。印刷に費やした時間は、上の第1と第2に回した方が結果が変わります。記録ソフトで日々の記録を残している事業所ほど、印刷ではなく画面の導線を整える方に効きます。日々の記録の残し方そのものは介護記録の効率化にまとめました。

当日の流れは、通知に書かれているとおりに進む

通知には、根拠規定と目的、日時と場所、指導担当者、事業所側の出席者、準備すべき書類、当日の進め方が記載されます。準備すべき書類は原則として一次資料つまり原本を想定していますが、写しでも差し支えないとされています。

当日は、利用者の生活実態の把握と施設設備の確認から入り、体制の確認、報酬請求の確認と進み、最後に結果の伝達があります。ここで良い取り組みがあれば伝えることもマニュアルに書かれています。出席者は管理者に限る必要はなく、実情に詳しい従業者や、法人の労務や会計の担当者が同席することも差し支えないとされています。委託している税理士や社会保険労務士が同席してよいということでもあります。

そして、指導に費やす時間は基本的に事業所側の日中の通常の勤務時間に合わせるとされ、確認が終わらないことを理由に時間外勤務を強いることはできないと明記されています。介護のマニュアルには通常3時間程度で行われている運営指導という例示があり、3つの指導を分けて実施する場合でも合計の所要時間が膨らまないよう計画することが求められています。夜まで続く前提で人を配置する必要はありません。

よくある質問

運営指導では何年分の書類を見られるのですか。

厚生労働省の運営指導マニュアルでは、確認の対象は運営指導を行う年度の前年度から直近の実績に係るものとされています。介護の運営指導マニュアルでは直近の範囲をおおむね1か月程度前までと示しており、状況に応じてその範囲の中で一部の期間のみを対象とすることも可能とされています。ただし、保存すべき文書がないなど不明な点が見つかった場合は、それより過去の状況を確認せざるを得なくなり、事実関係を確認するため監査に移ることがあると明記されています。書類の保存年限そのものは別の話なので、対象期間が短いからといって古い記録を処分してよいという意味ではありません。

利用者の記録は全員分そろえておく必要がありますか。

必要ありません。介護と障害福祉のいずれの運営指導マニュアルでも、利用者の記録等の確認は特に必要と判断する場合を除き原則として3名以内とされています。介護の居宅介護支援事業所については、原則として介護支援専門員1人あたり1名から2名の利用者について記録等を確認することとされています。ですから準備で意識すべきなのは全員分をそろえることではなく、どの利用者を抜き出されても契約から計画、モニタリング、日々の記録までが一続きにたどれる状態にしておくことです。

運営指導はいつ通知が来ますか。無通告で来ることはありますか。

介護の運営指導マニュアルでは実施予定日のおおむね1か月以上前まで、障害福祉の運営指導マニュアルでは原則として実施予定日の1か月前までに通知するとされています。通知には根拠規定と目的、日時と場所、指導担当者、事業所側の出席者、準備すべき書類、当日の進め方が記載されます。一方で、文書の改ざんが疑われる場合や虐待が疑われる場合など、事前に通知したのでは日常の提供状況を確認できないと認められるときは無通告での実施も可能とされ、利用者の生命や身体に危害が及ぶおそれがある場合は運営指導ではなく監査として立入検査が行われます。

書類を紙に印刷して人数分そろえた方がよいですか。

その必要はありません。両方の運営指導マニュアルで、提出を求める資料は1部のみとすることを徹底し、指導担当者の人数分を用意させないよう明記されています。また、自治体が新規指定や変更の届出などで既に持っている文書は改めて提出を求めないこと、電磁的記録で管理している書面はディスプレイやパソコンの画面上で確認し、別途の印刷や提出を求めないことも示されています。記録ソフトで管理している事業所は、当日に画面を出せる端末と、担当者以外でも目的の記録にたどり着ける導線を用意しておく方が実際的です。

自己点検シートを出せば運営指導は済みますか。

済みません。介護の運営指導マニュアルでは、行政が指定した書面を提出させるだけの書面指導は平成18年度以降の指導指針で廃止されており、自己点検シートの提出のみをもって運営指導を行うやり方は書面指導と変わらないと明記されています。運営指導では、施設や設備、確認文書を実際に見て、管理者等の話を聞いたうえで指導することが必要とされています。自己点検シートは行政のためというより、事業所が自分の穴を先に見つけるための道具と考えるのが実態に合っています。

まとめ｜今日やるのは、委員会の記録を数えることだけ

運営指導は3つの指導の集まりで、見られる書類も3つの束に分かれます。確認の対象は前年度から直近の実績、利用者の記録は原則3名以内、提出は1部、電子のものは画面で。範囲に上限がある以上、準備も全部そろえる作業ではなく、束に並べ替える作業になります。

整える順番は、当日に作れないものからです。身体拘束等の適正化の委員会、虐待防止の委員会、感染症対策の委員会、業務継続計画の研修と訓練。この4つがこの1年で何回開かれ、記録がどこにあるか。通知がまだ来ていない事業所も、今日それを数えるところから始めれば、通知が届いた日に慌てずに済みます。数えた結果に抜けがあったなら、それが分かったこと自体が今日の成果です。

出典

• 厚生労働省「介護保険施設等 運営指導マニュアル」（令和4年3月策定・令和6年7月改訂）https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001281524.pdf
• 厚生労働省「介護保険施設等に対する指導監督について」（令和4年3月31日 老発0331第6号）関連ページhttps://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/hukushi_kaigo/kaigo_koureisha/service/index_00001.html
• 厚生労働省「指定障害福祉サービス事業者等に対する集団指導・運営指導マニュアル」（令和8年6月）https://www.mhlw.go.jp/content/260609-2.pdf
• 厚生労働省「確認項目及び確認文書」（指定障害福祉サービス事業者等・令和8年6月）https://www.mhlw.go.jp/content/260608-22.pdf
• 厚生労働省「障害福祉分野における指導監督」（令和8年6月8日通知の掲載ページ）https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/hukushi_kaigo/shougaishahukushi/kanriseibi/index.html